Vinnsla persónuupplýsinga

1. Ábyrgðaraðili og persónuverndarfulltrúi

Ábyrgðaraðili að vinnslustarfsemi er Flugfreyjufélag Íslands, kt: 550169-5099. Persónuverndarfulltrúi stéttarfélagsins er Halldór Oddsson, lögmaður ASÍ, netfang: [email protected].

2. Tilgangur vinnslu persónuupplýsinga

Tilgangur vinnslu stéttarfélagsins er margbreyttur en í grundvallaratriðum er hann þríþættur:

2.1. Veita tiltekna þjónustu skv. lögum og reglum félagsins

Í fyrsta lagi er tilgangur vinnslu stéttarfélagsins að veita félagsmönnum stéttarfélagsins tiltekna þjónustu. Sú þjónusta er m.a. skilgreind í lögum félagsins. Hluti af þessari þjónustu á sér stað á vegum sjúkrasjóðs, orlofssjóðs eða starfsmenntasjóðs félagsins. Er þá félagsmaðurinn beðinn um tilteknar upplýsingar til þess að unnt sé að afgreiða mál hans, t.a.m. kvittanir vegna styrks til náms, upplýsingar um greiðslu veikindadaga hjá atvinnurekanda, o.fl. Þá eru upplýsingar úr félagsskrá um greiðslu iðgjalda til félagsins nýttar til þess að staðreyna réttinn og eftir atvikum fjárhæð réttinda í samræmi við reglur sjóða félagsins. Þar að auki er þjónusta veitt vegna kjaramála sem koma á borð félagsins. Slík kjaramál styðjast að meginstefnu við upplýsingar sem félagsmaðurinn er beðinn um að afhenda starfsmanni FFÍ svo unnt sé að fara í mál fyrir hann, t.d. launaseðla, bankayfirlit, staðgreiðsluyfirlit Ríkisskattstjóra, tímaskrift, o.fl. Í þessum tilfellum byggist vinnsla persónuupplýsinga fyrst og fremst á samþykki félagsmannsins, sbr. 1. tölul. 9. gr. og 1. tölul. 1. mgr. 11. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og þar að auki eftir atvikum á 2. og 4. tölul. 1. mgr. 11. gr. sömu laga ef upplýsingarnar teljast viðkvæmar í skilningi laganna.

2.2. Mótun kröfugerðar fyrir hönd félagsmanna

Í öðru lagi er tilgangur vinnslu stéttarfélagsins mótun kröfugerðar f.h. félagsmanna. Í hana eru notaðar launaupplýsingar félagsmanna, sem fengnar eru í gegnum upphæð iðgjalda til félagsins. Byggist sú vinnsla persónuupplýsinga á 6. tölul. 9. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga enda lykilupplýsingar við mótun kröfugerðar félagsins f.h. félagsmanna og í samræmi við tilgang félagsins.

2.3. Fullnusta lagaskyldu

Í þriðja lagi felst tilgangur vinnslu stéttarfélagsins í fullnustu lagaskyldu. Sem dæmi þá er kveðið um í b. liði 1. mgr. 7. gr. laga nr. 97/2002, um atvinnuréttindi útlendinga, skal umsögn hlutaðeigandi stéttarfélags eða landssambands launafólks liggja fyrir vegna afgreiðslu tímabundins atvinnuleyfis. Í þeim tilvikum sem stéttarfélagið er beðið um að veita umsögn er tekin afstaða til atvinnuleyfis tekin á grundvelli upplýsinga sem félaginu eru veittar og í ákveðnum tilvikum upplýsinga sem félagið aflar frá opinberum aðilum. Þá byggist vinnslan á 3. tölul. 9. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og eftir atvikum 2. og 4. tölul. 1. mgr. 11. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga ef upplýsingarnar teljast viðkvæmar í skilningi laganna.

3. Hverjir eru skráðir einstaklingar hjá stéttarfélaginu? Hvaða upplýsingar hefur félagið aðgang að?

Skráðir einstaklingar hjá stéttarfélaginu eru félagsmenn þess auk þeirra einstaklinga, sem sótt hafa um atvinnuleyfi og félagið beðið um umsögn um þann einstakling. Til viðbótar hefur félagið aðgang að upplýsingum úr Þjóðskrá um einstaklinga og fyrirtæki.

3.1. Iðgjaldasaga

Stéttarfélagið hefur í fyrsta lagi aðgang að iðgjaldasögu félagsmanns og þar með upplýsingar um launakjör hans hjá atvinnurekanda, eða hvort annar, t.a.m. Fæðingarorlofssjóður eða Greiðslustofa atvinnuleysisbóta, hafi greitt af félagsmanni til stéttarfélagsins.

3.2. Aðstoð vegna kjaramáls

Í öðru lagi eru til staðar upplýsingar um hvort félagsmaður hafi leitað fulltingis félagsins vegna kjaramáls, þ.m.t. vegna vangoldinna launa og uppsagna. Í þeim málum er iðulega beðið um launaseðla, bankayfirlit, staðgreiðsluyfirlit Ríkisskattstjóra, tímaskrift og fleiri upplýsingar eftir atvikum. Félagsmaðurinn sækir viðkomandi upplýsingar sjálfur og afhendir stéttarfélaginu.

3.3. Umsókn um styrk í sjóði félagsins

Þá eru í þriðja lagi til staðar upplýsingar um hvort félagsmaður hafi sótt um styrk eða styrki í sjóði félagsins, hvaða styrk er um að ræða og upphæð styrksins. Þar að auki, hafi félagsmaður nýtt annarra hlunnindi hjá félaginu, er það einnig skráð. Jafnframt er skráð ef félagsmaður er settur á bannlista vegna slæmrar umgengni um orlofshús stéttarfélagsins.

3.4. Umsókn um sjúkradagpeninga og meðfylgjandi gögn

Í fjórða lagi eru upplýsingar um hvort að félagsmaður hafi sótt um sjúkradagpeninga í sjúkrasjóð félagsins vegna veikinda eða annarra aðstæðna, upphæð styrksins auk allra gagna sem slíkri umsókn fylgja, t.d. læknisvottorð, sjúkradagpeningavottorð og vottorð atvinnurekanda um veikindadaga starfsmanns.

3.5. Upplýsingar úr Þjóðskrá

Í fimmta lagi hefur stéttarfélagið upplýsingar úr Þjóðskrá um félagsmenn. Þar með taldar eru lögheimili, hjúskaparstaða og hver maki félagsmannsins er ef á við, þjóðerni og kennitala.

4. Eyðing persónuupplýsinga

Meginreglan er sú að persónuupplýsingum sé í síðasta lagi eytt við lok almanaksárs þess, sem er sjö ára frá öflun þeirra upplýsinga. Iðgjaldasaga félagsmanns, þ.m.t. upplýsingar um greiðslur úr sjúkrasjóðum félagins, auk upplýsinga um aðstoð félagsins í kjaramálum eru aftur á móti undantekningar. Öllum upplýsingum sem aflað er í sambandi við kjaramál, t.d. launaseðlum og tímaskriftum, er þó eytt í samræmi við meginregluna.

5. Vinnsluaðilar stéttarfélagsins

Nánari skilgreining á sambandi stéttarfélagsins við vinnsluaðila, hverjir vinnsluaðilarnir eru, hvaða vinnsla fer fram og með hvaða upplýsingar.

• DK hugbúnaður ehf, kt. 661198-2499. Hugbúnaðarþjónusta, reka DK hugbúnaðarkerfið. Í kerfið eru m.a. skráðar persónuupplýsingar um félagsmenn, greiðslur þeirra til Flugfreyjufélagsins og styrkir til félagsmanna.
• Deloitte ehf, kt. 521098-2449. Endurskoðun og bókhaldsþjónusta. Hafa aðgang að DK kerfinu gegnum FFÍ, og þar með að öllum gögnum sem skráð eru í DK kerfið hjá FFÍ.
• Dorado ehf, kt. 520814-0860. Hugbúnaðarþjónusta sem rekur orlofshúsavefinn Frímann. Orlofshús FFÍ eru bókuð gegnum vefinn. Allir fastráðnir félagsmenn eru forskráðir á vefinn svo þeir geti sótt um og bókað orlofshúsin. Vinnsluaðilinn fær sendar upplýsingar um nöfn og kennitölur fastráðinna félagsmanna og hefur aðgang að sögu félagsmanna á orlofsvefnum.
• 2Way ehf, kt. 640614-1020. Hugbúnaðarþjónusta sem rekur app þjónustuvef. FFÍ appið er vistað þar og allir virkir félagsmenn eru skráðir í bakenda kerfisins. Eingöngu virkir félagsmenn birtast í bakenda og appinu (tveir mánuðir án greiðslu verða óvirkir).
• Allra átta ehf, kt. 460504-3250. Vefumsjón og vistun heimasíðu FFÍ.
• Vörður tryggingar hf, kt. 441099-3399. Tryggingafélag. Samkvæmt kjarasamningum hefur FFÍ milligöngu um kaup á hóplíftryggingu fyrir alla félagsmenn. Slík trygging er keypt hjá Verði. Vinnsluaðilinn fær sendar upplýsingar um nöfn og kennitöur fastráðinna félagsmanna og ákvarðar út frá þeim gögnum vátryggingarfjárhæð hvers félagsmanns fyrir sig.
• Firma lögmenn slf, kt. 461112-1450. Lögfræðiþjónusta FFÍ, veitir ráðleggingar vegna ýmissa mála sem upp kunna að koma hjá félagsmönnum. Geta verið mál tengd kjarasamningum eða öðrum réttindum. Til að veita lögfræðilegt álit þarf oft að upplýsa um margs konar persónugreinanleg málefni félagsmanna.
• Guðmundur Björnsson, kt. 101057-5779. Trúnaðarlæknir Flugfreyjufélags Íslands. Félagsmenn FFÍ sem sækja um sjúkradagpeninga veita trúnaðarlækni aðgang að sínum sjúkragögnum og geta þurft að hitta hann til skoðunar.
• Síminn hf, kt. 460207-0880. Símafyrirtæki sem vistar tölvupóstkerfið MS Outlook fyrir FFÍ. Stjórnendur og starfsmenn skrifstofu nýta sér kerfið.
• Sensa ehf, 480202-2520. Vista tölvupóstkerfi FFÍ, MS Outlook. Stjórnendur og starfsmenn skrifstofu nýta sér kerfið. Fjöldapóstsendingar til félagsmanna eru sendar gegnum DK og MS Outlook sameiginlega.

6. Tæknilegar og skipulagslegar öryggisráðstafanir

Félagakerfi stéttarfélagins er aðgangsstýrt til þess að tryggja ýtrustu persónuvernd skráðra einstaklinga. Einungis þeir starfsmenn, sem þurfa nauðsynlega aðgang að tilteknum upplýsingum um skráðan einstakling vegna vinnu starfsmannsins f.h. stéttarfélagsins, hafa aðgang að viðkomandi upplýsingum.